Ministério de Minas e Energia: planejamento futuro pautado no diálogo e trabalho em equipe.
Eficiência é uma palavra-chave para toda instituição – disso não há dúvida. Atualmente, porém, o termo é particularmente fácil de vincular a questões relacionadas à energia. Não é surpresa, portanto, todo o investimento do Ministério de Minas e Energia em desenvolver e implementar seu Planejamento Estratégico, um processo que mobilizou centenas de colaboradores e lideranças ao longo de oito meses, com o objetivo principal de pautar as atividades dos próximos cinco anos, garantindo resultados ainda mais eficazes à sociedade, com toda a transparência.
O trabalho da STEINBEIS-SIBE do Brasil junto ao MME começou ainda em dezembro de 2016, com a definição do plano de trabalho: antes mesmo de dar início à formulação do planejamento em si, era preciso entender cada um dos produtos a serem entregues, formalizar os processos de trabalho para cada etapa do projeto. Um passo inicial para garantir que o restante do projeto fluísse da melhor forma possível, tratando também de estimular a equipe envolvida. A jornada à nossa frente era longa e exigiria muito trabalho.
Seguimos então para o projeto em si: era hora de preparar a equipe do Ministério e montar a estratégia de ponta a ponta, garantindo que, a partir do momento em que as ferramentas e treinamentos fossem entregues, o MME pudesse dar sequência ao desenvolvimento do resultado de forma segura. Em entrevistas com as lideranças, reuniões, avaliações de documentos e toda a percepção que podíamos ter do Ministério, determinamos a Missão, a Visão e os Valores que pautariam o Mapa Estratégico. Também buscamos determinar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças por meio da Análise SWOT (do inglês “strengths, weaknesses, threats, opportunities”) e, para aprofundar essa visão, trouxemos a análise Pestal – uma averiguação mais profunda de fatores políticos, econômicos, sociológicos, tecnológicos, ambientais e legais. Cada passo nesse processo devidamente validados com os secretários e com o ministro.
Feita a análise da estratégia, teve início o desenho da estratégia futura. A partir desse ponto, buscamos entender quais assuntos deveriam ser priorizados, dialogando diretamente com os interesses do MME. Cruzando as informações de uma força com uma oportunidade, que desafios encontramos? Como bloqueamos ameaças? As diretrizes definidas nos entregaram não objetivos, e sim as linhas gerais necessárias para que eles fossem estabelecidos.
É fácil compreender o processo ao se pensar em um plano geral. Iniciamos com o olhar dirigido ao cenário completo e, pouco a pouco, definimos detalhes, nos aproximando cada vez mais de minúcias. Os objetivos surgem com a definição do Mapa Estratégico – termo que não poderia ser mais preciso, posto que essa ferramenta determina os caminhos a serem seguidos. No caso específico do MME, dada a qualidade integrada de suas diferentes áreas, desenhamos esses objetivos de forma que não trabalhassem apenas um aspecto, e sim energia como um todo: falamos em termos como segurança energética e universalização da energia, sempre focado em algo maior.
Sabendo, então, aonde queremos chegar, foi preciso definir como medir os resultados. Ou seja: nosso painel de indicadores. Estes, por sua vez, nos levam às metas: com que velocidade cada indicador será implementado? Como avançaremos no cumprimento dos objetivos?
Chegando à última questão-chave – o portfólio de projetos, que define as ações que trarão grandes resultados para o alcance dos objetivos Ministério –, fazemos o processo inverso. Se até o momento olhamos do macro para o micro, agora era hora de observar como as ações impactam os projetos que, por sua vez, afetam metas, indicadores, objetivos.
Tudo isso, claro, dialoga com o MME como um todo. Contudo, buscamos também trabalhar com cada setor individualmente, já que mesmo a menor das ações pode contribuir com a estratégia. Observamos os principais processos de trabalho de cada área, inclusive os mais rotineiros, desenhando um plano operacional que determina como se pode melhorar a performance, potencializando a colaboração com a estratégia geral. Além disso, cada projeto aprovado no portfólio recebeu um detalhamento traçado em conjunto pela STEINBEIS-SIBE do Brasil e o Ministério de Minas e Energia.
Em paralelo, implementamos um sistema de monitoramento. Afinal, não se pode deixar um trabalho tão complexo dependente apenas de reuniões esporádicas. Para tanto, implementamos um sistema informatizado de monitoramento que, na reta final do projeto, nos permitiu também criar pequenos dashboards para cada área, dando a cada secretaria o poder de monitorar suas ações individualmente na colaboração com a estratégia.
Ao se falar em planejamento, há muito de teoria, mas não podemos esquecer de forma alguma daquilo que já é fato. O MME tem seus planos e programas governamentais estabelecidos e em andamento, e era preciso verificar até que ponto o nosso planejamento, dedicado a questões institucionais, dialogava com esses acordos. Alinhamos nossa estratégia ao que vinha sendo realizado, fazendo quaisquer modificações, inclusões e ajustes necessários para que o Planejamento Estratégico estivesse em total harmonia com a realidade do Ministério.
Para dar suporte à execução do planejamento, instrumentalizamos uma área já existente: a Assessoria Especial em Gestão Estratégica – AEGE, de forma que pudesse gerir os projetos já existentes na instituição e também os processos-chave que se apresentariam. Propusemos novos métodos de gestão de projetos e de processos, ajustes no sistema de trabalho, e ainda recomendamos a criação de um comitê permanente de gestão desse portfólio. O Comitê de Governança, Riscos e Controles – CGRC foi organizado de forma multidisciplinar, pronto para não apenas observar a estratégia, como também aprovar novos projetos e discutir iniciativas menores. Foi com essa equipe que realizamos nossas Reuniões de Avaliação da Estratégia – RAE.
Por fim, era chegada a hora de definir a campanha interna de comunicação e divulgação do Planejamento Estratégico, levando a toda a equipe ministerial as definições do Planejamento Estratégico e, acima de tudo, a importância dessa ferramenta e da participação de todos nessa implementação. Entre ações diversas, a principal foi o evento de lançamento realizado para toda a comunidade do MME, que contou com a participação do ex-jogador da seleção brasileira de vôlei, Marcelo Negrão – alguém que definitivamente entende a importância do trabalho em equipe.
O evento foi, por fim, um marco duplo: um ponto final para o desenvolvimento do Planejamento Estratégico, mas apenas o primeiro passo do Ministério como um todo nessa nova jornada que se desenvolverá ao longo dos próximos cinco anos. Acompanhamos também os primeiros passos dessa caminhada: trabalhamos, em conjunto com o MME, 2 ciclos de gestão da estratégia, nos meses de julho e agosto, municiando ainda mais com ferramentas e análises sobre a estratégia definida. Agora é chegado um novo ciclo, e só podemos desejar todo o sucesso aos nossos parceiros.